¿Qué es la gestión de tail spend en software?
Tail spend, la larga cola de pequeñas suscripciones de software, cuesta millones a las organizaciones sin que nadie se dé cuenta. Qué es, por qué es tan difícil de controlar y cómo abordarlo.
- 1 de septiembre de 2024
- 5 min
Tail spend es un término muy utilizado en los círculos de compras, pero que rara vez se gestiona correctamente en la práctica. Se refiere a la larga cola de gastos pequeños y medianos que quedan fuera del proceso formal de compras y que, juntos, representan una parte sorprendentemente grande del presupuesto total.
¿Qué es tail spend?
La regla de Pareto también aplica en compras: de media, el 20 % de los proveedores representa el 80 % del gasto. El 80 % restante, la cola (tail), es responsable solo del 20 % del presupuesto. Pero ese 20 % está fragmentado en cientos de contratos pequeños, suscripciones y compras puntuales que apenas se supervisan.
En software este efecto se acentúa aún más. Piensa en:
Una suscripción a Zoom que se renueva automáticamente desde hace tres años
Diez diferentes herramientas de gestión de proyectos utilizadas por distintos equipos
Licencias de Adobe para empleados que ya no trabajan en la empresa
Herramientas específicas adquiridas para un único proyecto y nunca dadas de baja
¿Por qué es difícil controlar el tail spend?
Existen tres causas estructurales por las que el tail spend se descontrola en la mayoría de las organizaciones:
1. Falta de visibilidad centralizada. El software se adquiere desde diversos departamentos, a menudo con tarjetas de crédito o facturas directas, sin que IT o compras lo conozcan. La sombra de TI (shadow IT) crece inadvertidamente.
2. Renovaciones automáticas. La mayoría de las suscripciones SaaS se renuevan automáticamente. Sin un control activo, se paga año tras año por el mismo paquete, incluso si los usuarios ya no lo usan.
3. Falta de poder de negociación. Los contratos pequeños no se negocian activamente. El proveedor fija el precio y el cliente lo acepta tácitamente.
¿Cómo abordar la gestión de tail spend?
Una gestión eficaz del tail spend en software comienza con tres pasos:
Paso 1: Inventariar. Mapea todo el software: qué herramientas se usan, por quién, cuántas licencias hay, cuáles son los costes y cuándo vencen los contratos. Esta es la base para todo lo que sigue.
Paso 2: Analizar y consolidar. Identifica solapamientos. ¿Cuántas herramientas diferentes de gestión de proyectos hay? ¿Cuántas de videoconferencias? Consolida a una o dos por categoría y gana poder de negociación con los proveedores restantes.
Paso 3: Negociar activamente. Usa la consolidación como palanca. Acude a los proveedores con datos concretos: esto es lo que usamos, esto es lo que estamos dispuestos a pagar. Una entidad independiente como SoftVaro aporta además una transparencia de mercado que los compradores internos rara vez tienen.
Preguntas frecuentes
Las preguntas más frecuentes sobre este tema.
¿Qué es exactamente el tail spend?
El tail spend se refiere a la larga cola de compras pequeñas y medianas que quedan fuera del proceso formal de adquisiciones. Normalmente representa el 20 % del gasto distribuido entre el 80 % de los proveedores. En software es muy visible: decenas de herramientas con pequeñas suscripciones que suman una factura considerable.
¿Cómo gestiono el tail spend?
Comienza con un inventario completo de software. Agrupa las herramientas por categoría y analiza los solapamientos. Consolida con menos proveedores y negocia precios por volumen. SoftVaro puede ayudarte en este proceso.
¿Cuánto puedo ahorrar con la gestión de tail spend?
De media, las organizaciones ahorran entre un 15 y un 30 % en tail spend consolidando activamente y negociando. El ahorro exacto depende del número de herramientas, la estructura de los contratos y el margen de negociación con cada proveedor.
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